Teori Administrasi dan Manajamen

Administrasi dan manajemen pendidikan bukanlah ilmu yang eksklusif yang berdiri sendiri, tetapi ilmu ini tumbuh dan berkembang dengan didukung oleh ilmu-ilmu sosial lain seperti ekonomi, sosiologi, psikologi dan lain sebagainva. O!eh karena itu keberadaan dan pengertian ilmu administrasi dikutip dari pendapat pakar dibawah ini;

Hendry Fayol

Hendry Fayol

  1. Henri Fayol 1841-1929) ilmuan manajemen Ferancis disebut juga Bapak teori manajemen operasional.

Mengemukakan teori administrasi dapat diterapkan pada semua bentuk organisasi kerjasama manusia menekankan rasionalisme dan konsistensi logis. Administrasi merupakan, suatu proses yang menyeluruh dan terdiri dari berbagai kegiatan yang berhubungan dan bersambungan. Manusia merupakan pertimbangan penting dalam manajemen daripada alat-alat teknik moderen, bahasa dan sasaran ditetapkan dan dicapai melalui manusia, dengan demikian konsep penting dalam manajemen adalah manusia, lingkungan kerja, dan hubungan diantara mereka.

Fayol memperhatikan organisasi pada tingkat atas yang disebut “top management’ atau “general management” karenanya manajenen Fayol disebut “administrative managemenf. Jenis kegiatan yang dikenal dengan unsur Fayol terdiri dari 1. Merencanakan yaitu mempelajari keadaan yang akan datang dan menyusun rencana operasional, 2. Mengorganisasikan yaitu menentukan kebutuhan personel dan material dengan menyusun hubungan fungsi dan kegunaannya diantara komponen-komponen, 3. Memerintahkan atau mengarahkan yaitu membuat anggota staf mengetahui atau menyadari dan melaksanakan tugasnya masing-masing, 4. Mengkordinasikan yaitu mengkorelasikan dan menyatu arahkan kegiatan-kegiatan 5. Memeriksa atau mengontiol yaitu melihat dan mengatur agar semua, yang dilaksakan sesuai dengan ketentuan yang telah digariskan. Prinsip-prinsip pokok manajemen adalah 1. Kesatuan komando diangap penting karena pembagian tugas dalam organisasi adalah sangat spesialis, 2. Wewenang harus dapat dide!egasikan, 3. Inisiatif harus dimiliki oleh setiap manajer, dan 4. Adanya solidaritas kelompok. Prinsip-prinsip ini tidak bersifat kaku tetapi menyarankan bahwa pelaksanaannya luwes menggunakan strategi yang lugas.

  1. Luther Gulick (1965) ahli Public Administration Amerika

Mengemukakan administrasi bertalian dengan pelaksanaan kerja, dengan pencapaian tuiuan-tujuan yang telah ditentukan, dan ada 7 jenis kegiatan administrasi yaitu planning atau merencanakan, organizing atau mengorganisasikan, staffing kelanjutan dari pengorganisasian yaitu menempatkan orang-orang, directing yaitu memerintah atau mengarahkan, coordinating mengkordinasikan staf dan pekejaan, reporting yaitu kelanjutan dari fungsi pemeriksaan, dan budgeting,yaitu pengaturan pembiayaan yang dikenal dengan, POSDCORB.

Manajemen menjadi suatu ilmu jika teori-teorinya mampu menuntun-manajer dengan memberi kejelasan bahwa, apa yang harus dilakukan pada situasi tertentu dan memungkinkan mereka meramalkan akibat-akibat dari tindakannya, pejalanan suatu ilmu teori-teori manajemen diuji dengan pengalaman. “Manajemen dipandang sebagai kiat karena mencapai sasaran melalui cara-cara dengan mengatur orang lain menjalankan tugas, dan dipandang sebagai profesi karena dilandasi keahlian khusus untuk mencapai suatu prestasi manajer, dan para professional dituntun suatu kode etik. Efisiensi adalah tujuan utama dari manajemen, system social dapat diramalkan seperti halnya system fisik atau psikal system, pengaru dari pada idiologi “scientific management”

  1. William H. Newman (1951)

Administrasi dalam Pembimbingan kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha sekolompok orang kearah pencapaian tujuan bersama. Oranglah yang menjadi subjek dari

pekerjaan manajer bukan tanah, bukan gedung atau bahan-bahan mentah. Teori manalemen ialah percobaan untuk menggunakan klasifikasi factor-faktor produktif oleh para ekonom dasar untuk mencirikan fungsi-fungsi manajer.

Mengadakan kordinasi pelu memperhatikan 1). Menyederhanakan bentuk organisast vertical sependek mungkin, kalau tidak pelu jangan mengadakan bagian-bagian baru, tetapi lebih memadatkan bagian-bagian yang sudah ada, 2). Menyelaraskan antara rencana kerja dan tujuan, 3). Mengatur prosedur dan metode kerja dengan rapi, mengatur hubungan antara atasan dan bawahan dan sebaliknya, mengatur dan menyederhanakan- komunikasi vertical dan horizontal, 4). Berkeinginan kuat melakukan kordinasi dengan baik dan memupuk rasa solidaritas, dan 5). Melakukan pengawasan koordinasi secara efesien dan efektif oleh pemimpin.

  1. Dwight Waldo (1955) ahli administrasi

Adminisrtasi adalah suatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif, yang rnempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi. Pernyataan ini membutuhkan kualifikasi lebih lanjut pertama bahwa administrasi bukanlah satu-satunya bentuk kerjasama manusia yang rasional, kedua ada suatu pertanyaan implicit yang penting terhadap ungkapan tingkat rasionalitas yang tinggi. Oleh Dwight Wildo (1955:224) administrasi digambarkan sebagai suatu bentuk daya upaya manusia dengan tingkat rasionalitas yang tinggi. Ciri administrasi adalah birokrasi, organisasi, dan manajemen organisasi menunjukkan struktur daripada administrasi sedangkan manajemen menunjukkan fungsinya, keduanya saling tergantung tidak dapat dipisahkan. Organisasi melihat administrasi dalam keadaannya yang statis dan mencari pola, sedangkan manajemen melihat administrasi dalam keadaan dinamis dan bergeraknya.

Hakekat manajernen adalah suatu rangkaian tindakan dengan maksud untuk mencapai hubungan kerjasama yang rasional dalam suatu system administrasi. Manajemen biasanya dipandang sebagai suatu rangkaian tindakan yang dimaksudkan untuk mencapai rasionalitas yang dilakukan dengan sadar, namun para praktisi menyadari bahwa terdapat adanya perbedaan antara maksud dan kenyataan dari manajemen.

  1. John M Pfiffner (1960)

Administrasi adalah suatu kegiatan proses terutama mengenai cara-cara (alat-alat) saranam untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, administrasi juga dapat dirumuskan sebagai pengoroanisasian dan pengarahan sumber daya manusia, tenaga kerja, dan matede untuk mencapai tujuan yang dikehendaki. Pfiffner membedakan adanya dua fungsi dalam organisasi yaitu fungsi lini dan fungsl staf. Unsur staf meliputi golongan staf umum (general staff), staf teknis (technical staf)’ dan staf urusan rumah tanaga (auxifiay staff), General staf adalah staf yang paling dekat dengan pejabat lini yang ada pada tiap tingkatan operasi. Tugasnya membantu pejabat lini dalam menggariskan policy dengan jalan mencari keterangan-keterangan atau data-data, peraturan-peraturan, literature-literatur dan lain-lain kemudian menganalisa bahan dan menyimpulkan. Berdasarkan kesimpulan merumuskan tindakan-tindakan yang perlu diambil. Staf tiknis bertugas membantu penjabat lini dakam bidang teknis berupa nasehat-nasehat atau saran-saran perumusan yang bersifat bagaimana policy harus dijalalankan, man power yang dibutuhkan, dan memberi modote kerja bagaimana harus ditempuh supaya dapat menghasilkan efisiensi kerja yang tinggi.

Auxiliary staf bertugas menyediakan biaya-biaya, mencarikan orang-orangnya, alat tulis gedung-gedung dan, alat-alat perlengkapan lainnya. Organisasi adalah pola dari cara-cara dimana sejumlah orang berhubungan tatap muka satu dengan yang lain dan dalam melaksanakan tugas-tugas yang kompleks, menghubungkan mereka secara sistematis dan menetapkan tujuan bersama.

  1. Ordway Tead (1953)

Administrasi adalah usaha yang luas mencakup segala bidang untuk memimpin, mengusahakan, mengatur kegiatan kejasama manusia yang ditujukan pada tujuan-tujuan dan maksud-maksud tertentu. Menitik beratkan pada segi rasa kepuasan dan kebahagiaan hati para pengikut (bawahan) terhadap, pemimpin atau manajer. Kepemimpinan sebagai segala macam kegiatan untuk mempengaruhi orang-orang supaya mereka bersatu dan mau bekerjasama dalam mencapai tujuan yang dicita-citakan. Ada 10 sifat ideal yang perlu dimiliki pemimpin yaitu 1). Memiliki kesehatan jasmani. dan rohani, 2). Kesadaran akan tujuan atau haluan yang akan ditempuh, 3). Kegairahan, 4). Ramah tamah dan kasih sayang, 5). Kejujuran, 6). Ahli dalam bidangnya, 7). Selalu bersikap tegas, 8). Cerdas, 9). Mampu mengajar, dan 10). Mempunyai keyakinan yang teguh (faith).

  1. Ensiklopedi Manajemen (1979)

Administrasi adalah pekerjan-pekerjaan dalam rangka kebijaksanaap yang diletakkan oleh manajer-manajer yang lebih tinggi atau ditetapkan oleh orang yang lebib dahulu memenganmg jabatan. Administrasi meliputi semua fungsi dan kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan pelaksanaan atau pencapaian tujuan yang sebenamya. Fungsi administrasi berhubungan dengan masalah-masalah kepemimpinan.,dalam arti sempit: Kegiatannya mefipub kegiatan untuk melihat ke depan, mengorganisasikan, mengeluarkan perintah-perintah, mengkoodinasikan dan melaksanakan pengawasan. Tetapi fungsi administrasi dalam pikiran Fayol mempunyai kedudukan yang lebih tinggi jika dibandingkan dengan fungsi teknis, komersil, keamanan, keuangan dan komtabel.

  1. George R. Tet7y (1966)

Sebagai result management merupakan sebuah system yang terdiri dari komponen-komponen tertentu dimana masing-masing pegawai turut berpartisipasi dalam, hal menentukan sasaran pribadi maupun alat-alat dengan apa orang mengharapkan untuk mencapai sasaran.

Hasil-hasil merupakan focus dan kriteria yang menentukan suksesnya anggota manajemen, bilamana jumlah bawahan yang dikendalikan, seorang atasan sedikit, maka atasan ini dapat memimpin dengan lebih efektif, tetapi bila bawahan terlalu sedikit dapat juga menyebabkan pekerjaan tidak selesai atau waktu tidak dapat digumakan secara efektif. Ruang lingkup otorilas tergantung pada jenis pekerjaan rutin (apakah rutin, berulang-ulang atau homogen), kemampuan pemimpin, lokasi relatifnya dalam struktur organisasi, dan kepercayaan terhiadap bawahan untuk bekerja dan kerjasama dengan baik.

  1. Koont 0 Donnel (1984)

Management is the process of designing and maintaining an enviroment in which individuals, working together in groups, efficiency accomplish selected aims. This basic definition needs to be expanded:

  • As manager people carry out the managerial function of planning, organizing, staffing, leading and controlling.
  • Management applies to any kind of organization
  • It applies to managers at all organizational level
  • The aim of all managers is the same to create a surplus
  • Managing is concemed with productivity, this implies effectiveness and efficiency.

Manajemen adalah proses untuk merencanakan dan mempertahankan lingkungan di mana individu dapat bekerja sama dalam kelompok, secara efisien dalam rangka mencapai tujuan. Pengertian mengandung makna sebagai berikut:

  • Sebagai manager melaksanakan fungsi manajemen; perencanaan, mengorganisasikan, pembagian staf, mengarahkan dan pengawasan.
  • Menerapkan manajemen untuk kebalikan organisasi
  • Berlaku untuk manager pada setiap level organisasi
  • Tujuan setiap manager adalah sama unkik mencapai surplus
  • Manajemen consem terhadap produktivitas berimplikasi efekfivitas dan efisiensi.

Pengeloalaan adalah yang esensial pada, semua keja sama yang terorganisasi, begitu juga pada tingkat organisasi dalam sebuah perusahaan. Manajemen bukan hanya fungsi seorang direktur perusahaan dan panglima angkatan besenjata, tetapi juga merupakan fungsi penyelia atau supervisor. Karena manajemen yang efektif dan efisien menuntut agar semua orang yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan orang lain, pada semua tingkat dan dalam setiap jenis organisasi memandang dirinya sebagai manajer.

  1. Frederick W. Taylor (1856-1915) Insinyur Amerika aiau Bapak gerakan manajemen ilmiah sebagai pelopor timbulnya ilmu administrasi

Mengemukakan ada empat prinsip-prinsip atau petunjuk-petunjuk manajernen yang penting yaitu pengembangan metode kerja yang baik, pemilihan serta pengembangan pekerja-pekerja, usaha untuk menghubungkan dan mempersatukan metode kerja yang (terbaik, terpilih, dan terlatih), dan kerjasama yang erat para manajer dan non manajer meliputi pembagian kerja dan tanggungjawab manajer merencanakan -pekerjaan. Pemborosan atau kerugian disebabkan oleh pekerjaan pemimpin yang tidak efektif, pembagian kerja yang kurang baik, dan pengawasan (supervisi) yang kurang baik pada tingkat operasional. Semua usaha yang produktif harus diukur dengan waktu yang dipergunakan, upah harus disesuaikan dengan hasil waktu, pekerja harus mendapatkan latihan agar mereka mendapat metode yang praktis dan efektif, adanya pengawasan yang kontinu, dan dijalankannya fungsi-fungsi manajemen dengan baik.

Sasaran manajemen adalah mendapatkan kemakmuran maksimum bagi pengusaha dan karyawannya. Untuk itu manajemen hanus menjalankan prinsip-prinsip; 1. Perlunya dikembangkan ilmu bagi setiap petugas, 2. Pemilihan karyawan yang tepat sesuai dengan persyaratan kerja 3. Perlunya pelatihan dan pemberian ransangan, dan 4, Perlunya dilakukan penelitian-penelitian dan percobaan-percobaan. Peninakatan efisiensi dalam produksi, tidak hanya untuk menentukan biaya dan menaikkan laba, tetapi juga untuk memungkinkan penambahan upah bagi para pekerja melalui produktifitas yang Ilebilh tM.ggi lanpa usaha vang bedebihan dad pihak pekerja. Produktifitas fnerupakan jawaban terhadap upah yang lebith ‘(:Ingg;i dan !aba yang lebih tingui pula dengan rnenerapkan metode i1miah, bul’,Nannya cara-cara yang gampang dikerjakan dan asal jadi, dapat mencapai produktifitas itu tanpa pemborosan lebih banyak energi atau usaha manusia.

Manajemen ilmiah bukanlah merupakan alat untuk menghasilkan efisiensi, dan bukan alat untuk menjamin adanya efesiensi. Manajemen bukan system baru untuk menghitung biaya, bukan rencana baru untuk mengubah orang, bukan system gaji tambahan, bukan bermaksud mengawasi seseorang dengan memegang jam, bukan studi tentang dinamika ataupun analisis mengenai gerak gerik manusia, bukan pencetakan sejumlah formulir, dan bukan alat manapun yang diingat oleh kebanyakan orang apabila manajemen ilmiah dibicarakan.

Manajemen ilmiah mencakup suatu revulusi mental yang lengkap pada pihak pekerja yang terlihat dalam usaha tertentu, suatu revolusi mental lengkap pada pihak orang-orang mengenai kewajiban-kewajiban mereka terhadap pekerjaan mereka. Revolusi mental terjadi dalam sikap mental kedua pihak dalam manajemen ilmilah adalah kedua pihak berpaling dari pembagian surplus sebagai hal yang paling penting. Pandekatan ilmiah dalam manajemen dapat diringkas sebagai berikut: 1. Menggantikan cara yang asal-asalan dengan ilmu pengetahuan yang tersusun, 2. Mengusahakan keharmonisan dalam, gerakan kelompok, dan bukannya perpecahan, 3. Mencapai kerjasama manusia, dan bukannya individualisms yang kacau, 4. Bekerja untuk output yang maksimum, dan bukannya output yang terbatas, dan 5. Mengembangkan semua pekerja sampai taraf yang setinggi-dingginya untuk kesejahteraan maksimum mereka sendiri dan perusahaan mereka.

  1. Max Weber (186,41920) pionir terkemuka pengembangan teori birokrasi

Dimana birokrati merupakan ciri dari pola organisasi yang strukturnya dibuat sedemikian rupa sehingga secara maksimal dapat memanfaatkan tenaga ahli,- Organisasi harus diatur secara rasional, impersonal dan bebas dari sikap prasangka.

Karektiristik birokrasi ditandai dengan . 1. Adanya pembagian tugas dan spesialisasi. Setiap individu dalam oganisasi mempunyai wewenang yang diatur oleh berbagai peraturan, kebijakan dan ketetapan hukum. 2. Hubungan yang terjadi dalam organisasi adalah hubungan impersonal. 3. Dalam organisasi ada hierarki wewenang, yaitu setiap bagian yang lebih rendah selalu berada di bawah wewenang dan supervisi dari bagian di atasnya. 4. Administrasi selalu didasarkan dan dilaksanakan dengan dokumen tertulis. 5. Orientasi pembinaan pegawai adalah pengembangan karir, yang berarti keahlian menupakan kriteria utama diterima tidaknya seseorang sebagai anggota organisasi dan promosi dalam organisasi. 6. Setiap tindakan yang diambil organisasi harus selalu dikaitkan dengan besarnya sumbangan terhadap pencapaian tujuan organisasi, sehingga dapat dicapai efisie, yang maksimal. Birokrasi meupakan usaha untuk menghilangkan tradisi organisasi yang membuat keputusan secara emosional, atau berdasarkan ikatan kekeluargaan sehingga mengakibatkan organisasi tidak efektif. Birokrasi ada hubungannya dengan prosedur yang berbelit-belit, penundaan pekerjaan, ketidak efisienan, dan pemborosan

  1. G Elton Mayo (1880-1949) sosiolog dari Harvard

Menekankan pentingnya faktor-faktor manusia dan social dalam hubungan industri, factor fisik seperti penerangan dan kondisi kerja mendapat perhatian utama, tetapi faktor psikologis menjadi gejala yang lebih penting, Mayo juga mempermasalahkan penghargaan yang berlebihan atas kemampuan teknis; pada pengeluaran orang-orang yang berkemampuan bidang social. Konsekwensi bagi masyarakat yang tidak dapat menyeimbangkan antara perkembangan kemampuan teknis dengan kemampuan social adalah bencana.

Bagian signifikan dari masalah itu dapat dilacak dari perbedaan antara ilmu-ilmu yang berhasil (kimia, fisika, dan fisioiogi) dengan ilmu-ilmu yang tidak berhasil (psikologi, sosiologi, dan politik). Ilmu-ilmu yang tidak berhasil tampaknya tidak membekali pelajar dengan- kemampuan yang dapat dimanfaatkan dalam situasi manusia sehari-hari tidak ada kontak kontinu dan, langsung dengan fakta-fakta social yang direncanakan.

  1. Chester L Barnard (1886-1961) seorang eksekutif di New Jersey sebagai pencetus

pendekatan system social terhadap manajemen.

Teori organisasinya menekankan pendekatan aspek sosiologis dalam manajemen,

dari prinsip-prinsip kerjasama kelompok sampai kepada prinsip-prinsip organisasi formil

memusatkan pada pentingnya otorita komunikasi dalam organisasi informal manajemen. Hakekat organisasi adalah kerjasama, yaitu kesediaan orang saling berkomunikasi dan berinteraksi untuk mencapai tujuan bersama. Suatu manajemen dapat bekerja secara efisien dan tetap hidup jika organisasi itu dijaga seimbang, pengalaman kerja dan hasil kerja studi dalam bidang social dan filsafat untuk merumuskan teori-teorinya mengenai kehidupan organisasi. Konsep-konsep organisasi informal, pengambilan keputusan, status, dan komunikasi yang merupakan topik untuk pertimbangan manajemen.

Fungsi-fungsi eksekutif condong kepada teori organisasi yang mementingkan segi-segi kepemimpinan dari jalannya fungsi-fungsi manajerial dan pentingnya komunikasi. Penelitian Bamard mengenai proses pengambilan keputusan dengan perhatian yang khas untuk mencari faktorya yang strategis membukakan pandangan ‘baru untuk mencari prinsip-prinsip manajemen. Tugas manajer adalah membina system kerjasama dalam organisasi formal menggunakan pendekatan system social komprehensif terhadap manajemen.

Tugas eksekutif memelihara suatu system usaha kerjasama dalam organisasi formal. Pembatasan-pembatasan fisis dan biologis terhadap individu-individu membawa mereka kepada kerjasama dalam kelompok, tindakan kerjasama mendorong terbentuknya system kerjasama dimana terdapat faktor atau unsur-unsur fisis, biologis, kepribadian, dan social. Setiap system kerjasama dapat dibagi kedalam dua bagian yakni organisasi yang hanya meliputi interaksiiinteraksi dari mereka yang berada dalam system itu dan system lairinya.

Organisasi dapat dibagi dalam dua Jenis yaitut organisasi forma yang terdiri dari kumpulan interaksi social yang dikordinasikan secara sengaja dan yang mempunyai tujuan bersarna. Organisasi formal tidak dapat berlangsung kalau tidak ada orang-orang yang dapat saling berkomunikasi, mau menyumbang pada kegiatan kelompok, dan sadar mempunyai tujuan umum. Kemudian organisasi informal yaitu interaksi-interaksi social tanpa tujuan bersama yang umum atau tidak dikordinasikan secara sengaja. Sistem informal amat penting dalam organisasi, dan peranan administrator dalam memeliha.ra sys!em in!eraksi itu, peranan informal mendukung proses pembuatan keputsan.

Organisasi informal sebagai pola interaksi informal para karyawan yang berkembang sebagai suatu reaksi terhadap pengaruh dari pada ofganisasi formal. Setiap organisasi formal harus mencakup unsur-unsur system fungsionalisasi sehingga orang-orang dapat berspesialisasi, system perangsang yang efektiff dan efisien yang akan membuat orang menyumbang kepada kegiatan kelompok, system kekuasaan yang akan menyebabkan anggota kelompok menerima keputusan-keputusan eksekutif, dan system pengambilan keputusan yang logis.

Fungsikfungsi eksekutif dalam organisasi formal adalah pemeliharaaa komunikasi organisasi melalui suatu skema organisasi (adanya orang-orang yang setia, bertanggung jawab dan mampu bekerja, serta suatu organisasi informal eksekutif yang rukun), pedindungan terhadap .pekedaan pokok da6 individu-iridividu dalarn organisasi, dan perumusan* dan penentuan tujuan ~(perencanaan). Fungsi-fungsi eksekutif memasuki proses melalui pekerjaan eksekutif dalarn integrasikan keseluruhannya (Jan dalam. menemukan keseimbangan yang paling baik tara kekuatan-kekuatan dan kejadian-kejadian yang berlawanan. Untuk mengefektifkan

~”utit dipedukan suatu tata kepemirrpinan yang mempunvai tanggungjawab tinggi, bukannya impinan yang menjadi proses kreatif tetapi kepernimpinar, adalah pengecarn yang sangat ukan terhadap kekuatan-kekuatannya.

  1. Kurt lewin (1890-1947)

Mengembangkan riset dan teori dinamika kelompok, studenya terhadap kelompok-kelompok kecil mengantarkannya serta para pengikutnya untuk menghususkan diri pada keuntungan-keuntungan partisipasi kelompok dan peningkatan interaksi diantara para anggota kelompok.

  1. Peter Drucker (1909-1954)

Mengembangkan konsep manajemen dengan sasaran management by objecktives’

#SO) telah memacu banyak pengkajian, evaluasi, dan dset merupakan teknik manajemen yang ~.!Rlembantu memperjelas dan menjabarkan tahapan tujuan organisesi. MBO melakuk3n proses ftnentuan tujuan bersama antara atasan dan-bawahan, manaler tingkat atas bersama-sama an manajer tingkat bawah.menentukan tujuan unit kerja agar serasi dengan lujuan organisasi.